差し込み印刷

差し込み印刷とは

  • 「差し込み印刷」とは、Word・Excel・Accessなどで作成した別のファイルデータを、文書の指定した位置の差し込んで印刷する機能です。
  • Wordで作成した文書や案内状などに宛先だけを変えて印刷したり、宛名ラベルを作成することもできます。
  • まずは、Excelなどで差し込みしたいデータ(例えば住所録など)を作成しておきましょう。

差し込み印刷の手順

差し込み印刷は、≪差し込み文書≫タブを使用します。

≪手順≫

  1. 差し込み印刷の開始(ひな形)
  2. 宛先の選択
  3. 差し込みフィールドの挿入
  4. 結果プレビュー
  5. 印刷

チラシなどの場合

1.差し込み印刷の開始(ひな形)

  •  ≪差し込み文書≫タブ→≪差し込み印刷の開始≫グループの→≪差し込み印刷の開始≫→≪レター≫をクリックします。

2.宛先の選択

  •  ≪差し込み印刷の開始≫グループの≪差し込み印刷の開始≫→≪宛先の選択≫→≪既存のリストを使用≫をクリックします。
  • 作成しているExcelデータなどを選択します。

  • 取り込んだデータを編集したい場合は、≪差し込み印刷の開始≫グループの≪アドレス帳の編集≫でフィルターや並び替えなどを行うことができます。(不要であれば次に進みます)

3. 差し込みフィールドの挿入

  • 差し込みフィールドの挿入したい場所にカーソルを合わせます。
  • ≪文書入力とフィールドの挿入≫グループの≪差し込みフィールドの挿入≫の▼をクリックして、挿入したいフィールドを選択します。

 

4. 結果プレビュー

  • ≪結果のプレビュー≫グループの≪結果のプレビュー≫をクリックします。
  • ▶などを利用して確認しましょう。

5.印刷の実行

  •  ≪完了≫グループの≪完了と差し込み≫▼をクリックして、≪文書の印刷≫をクリックします。
  • ≪プリンターに差し込み≫のダイアログボックスが表示されますので、自分の希望する印刷範囲を選択します。
  • ≪印刷≫のダイアログボックスが表示されるのでプリンター等を確認後、≪OK≫ボタンをクリックします。
  • 印刷せずに差し込みされた文書として保存したい場合は≪完了と差し込み≫▼をクリックして、≪個々のドキュメントの編集≫を使用すると各ページに差し込みしたいデータが入力されたファイルとして保存することができます。

宛名ラベルの場合

  • 新規に白紙の文書を作成します
  1.  差し込み印刷の開始(ひな形):
    •  ≪差し込み印刷の開始≫グループの≪差し込み印刷の開始≫をクリックし、≪ラベル≫を選択します。
    • ≪ラベルオプション≫のダイアログボックスが表示されますので、≪プリンタ≫を選択(通常はページプリンタ)・用紙トレイは、自分のプリンタに合わせます。
      ≪ラベル≫は、自分で用意してある「ラベル」のメーカーを選択後、製品番号を選択して《OK》をクリックします。
  2. 宛先の選択:
    •  ≪差し込み印刷の開始≫グループの≪差し込み印刷の開始≫→≪宛先の選択≫→≪既存のリストを使用≫をクリックします。
    • 作成しているExcelデータなどを選択します。
    • 取り込んだデータを編集したい場合は、≪差し込み印刷の開始≫グループの≪アドレス帳の編集≫でフィルターや並び替えなどを行うことができます。(不要であれば次に進みます)
  3. 差し込みフィールドの挿入:
    • 左上のラベル部分に差し込みフィールを挿入します。
    • 必要なフィールド挿入しましょう。
      (必要に応じて「様」などを入力、フォントサイズなどを調整しましょう。)
  4. すべてのラベルに反映させます。
    • 《差し込み文書》タブ→《文章入力とフィールドの挿入》グループ→《複数のラベルに反映》をクリックします。
  5. 結果プレビュー
    • ≪結果のプレビュー≫グループの≪結果のプレビュー≫をクリックします。
  6. 印刷

ハガキ(宛名面)の場合(ウィザードを使用)

  1. 新規に白紙の文書を作成します。
  2. 《差し込み文書》タブ→≪作成≫グループの≪はがき印刷≫をクリックし、≪宛名面の作成≫を選択します。
  3. ≪はがき宛名面印刷ウィザード≫が表示されますので、≪次へ≫をクリックします 。
  4. 自分の使用するハガキの種類を選択して≪次へ≫をクリックします。
  5. ≪縦書き≫か≪横書き≫を選択して≪次へ≫をクリックします。
  6. ≪フォントの指定≫で任意のフォントを選択、住所を漢数字に変換するのかを必要に応じてチェックを入れます。
    縦書きの場合は、チェックを入れていた方がよいです。
  7. 宛名面に差出人を印刷する場合は、差出人の情報を入力します。
    印刷しない場合は、≪差出人を印刷する≫のチェックを外します。
  8. ≪既存の住所録ファイル≫をクリックして、≪参照≫をクリックします。
  9. 作成しているExcelデータを選択して、≪開く≫をクリックします。(上図参照)
  10. ≪宛名の敬称≫を「様」などを選択して、≪次へ≫をクリックします。(上図参照)
  11. ≪完了≫をクリックします。
  12. ≪テーブルの選択≫ダイアログボックスが表示されますので、上記で指定したExcel等のファイルのシート名が選択されていることを確認し、<先頭行をタイトル行として使用>にチェックをして、≪OK≫をクリックします。
  13. 自動的に結果プレビューされます。
  14. 必要に応じてレイアウトやデザインを編集しましょう。
  15. 名前を付けて保存をします。
  16. 印刷

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