差し込み印刷

差し込み印刷とは

• 「差し込み印刷」とは、Word・Excel・Accessなどで作成した別のファイルデータを、文書の指定した位置の差し込んで印刷する機能です。
• Wordで作成した文書や案内状などに宛先だけを変えて印刷したり、宛名ラベルを作成することもできます。
• まずは、Excelなどで差し込みしたいデータ（例えば住所録など）を作成しておきましょう。

差し込み印刷の手順

差し込み印刷は、≪差し込み文書≫タブを使用します。

≪手順≫

1. 差し込み印刷の開始（ひな形）
2. 宛先の選択
3. 差し込みフィールドの挿入
4. 結果プレビュー
5. 印刷

チラシなどの場合

1.差し込み印刷の開始（ひな形）

•  ≪差し込み文書≫タブ→≪差し込み印刷の開始≫グループの→≪差し込み印刷の開始≫→≪レター≫をクリックします。
  

2.宛先の選択

•  ≪差し込み印刷の開始≫グループの≪差し込み印刷の開始≫→≪宛先の選択≫→≪既存のリストを使用≫をクリックします。
  
• 作成しているExcelデータなどを選択します。
  
  
• 取り込んだデータを編集したい場合は、≪差し込み印刷の開始≫グループの≪アドレス帳の編集≫でフィルターや並び替えなどを行うことができます。（不要であれば次に進みます）

3. 差し込みフィールドの挿入

• 差し込みフィールドの挿入したい場所にカーソルを合わせます。
  
• ≪文書入力とフィールドの挿入≫グループの≪差し込みフィールドの挿入≫の▼をクリックして、挿入したいフィールドを選択します。
  
  

 

4. 結果プレビュー

• ≪結果のプレビュー≫グループの≪結果のプレビュー≫をクリックします。
  
• ▶などを利用して確認しましょう。
  

5.印刷の実行

•  ≪完了≫グループの≪完了と差し込み≫▼をクリックして、≪文書の印刷≫をクリックします。
  

• ≪プリンターに差し込み≫のダイアログボックスが表示されますので、自分の希望する印刷範囲を選択します。
• ≪印刷≫のダイアログボックスが表示されるのでプリンター等を確認後、≪OK≫ボタンをクリックします。
• 印刷せずに差し込みされた文書として保存したい場合は≪完了と差し込み≫▼をクリックして、≪個々のドキュメントの編集≫を使用すると各ページに差し込みしたいデータが入力されたファイルとして保存することができます。

宛名ラベルの場合

• 新規に白紙の文書を作成します

1. 差し込み印刷の開始（ひな形）：
   •  ≪差し込み印刷の開始≫グループの≪差し込み印刷の開始≫をクリックし、≪ラベル≫を選択します。
     
   • ≪ラベルオプション≫のダイアログボックスが表示されますので、≪プリンタ≫を選択（通常はページプリンタ）・用紙トレイは、自分のプリンタに合わせます。
     ≪ラベル≫は、自分で用意してある「ラベル」のメーカーを選択後、製品番号を選択して《OK》をクリックします。
     
2. 宛先の選択：
   •  ≪差し込み印刷の開始≫グループの≪差し込み印刷の開始≫→≪宛先の選択≫→≪既存のリストを使用≫をクリックします。
   • 作成しているExcelデータなどを選択します。
     
   • 取り込んだデータを編集したい場合は、≪差し込み印刷の開始≫グループの≪アドレス帳の編集≫でフィルターや並び替えなどを行うことができます。（不要であれば次に進みます）
3. 差し込みフィールドの挿入：
   • 左上のラベル部分に差し込みフィールを挿入します。
     
   • 必要なフィールド挿入しましょう。
     （必要に応じて「様」などを入力、フォントサイズなどを調整しましょう。）
     
4. すべてのラベルに反映させます。
   • 《差し込み文書》タブ→《文章入力とフィールドの挿入》グループ→《複数のラベルに反映》をクリックします。
     
5. 結果プレビュー
   • ≪結果のプレビュー≫グループの≪結果のプレビュー≫をクリックします。
     
6. 印刷

ハガキ（宛名面）の場合（ウィザードを使用）

1. 新規に白紙の文書を作成します。
2. 《差し込み文書》タブ→≪作成≫グループの≪はがき印刷≫をクリックし、≪宛名面の作成≫を選択します。
   
3. ≪はがき宛名面印刷ウィザード≫が表示されますので、≪次へ≫をクリックします 。
   
4. 自分の使用するハガキの種類を選択して≪次へ≫をクリックします。
   
5. ≪縦書き≫か≪横書き≫を選択して≪次へ≫をクリックします。
   
6. ≪フォントの指定≫で任意のフォントを選択、住所を漢数字に変換するのかを必要に応じてチェックを入れます。
   縦書きの場合は、チェックを入れていた方がよいです。
   
7. 宛名面に差出人を印刷する場合は、差出人の情報を入力します。
   印刷しない場合は、≪差出人を印刷する≫のチェックを外します。
   
8. ≪既存の住所録ファイル≫をクリックして、≪参照≫をクリックします。
   
9. 作成しているExcelデータを選択して、≪開く≫をクリックします。（上図参照）
10. ≪宛名の敬称≫を「様」などを選択して、≪次へ≫をクリックします。（上図参照）
11. ≪完了≫をクリックします。
    
12. ≪テーブルの選択≫ダイアログボックスが表示されますので、上記で指定したExcel等のファイルのシート名が選択されていることを確認し、＜先頭行をタイトル行として使用＞にチェックをして、≪OK≫をクリックします。
    
13. 自動的に結果プレビューされます。
    
14. 必要に応じてレイアウトやデザインを編集しましょう。
15. 名前を付けて保存をします。
16. 印刷